Guía práctica de cómo automatizar la gestión de clientes con WordPress

Automatizar la gestión de clientes con WordPress no solo es posible, sino que puede ser la clave para hacer crecer tu negocio sin perder eficiencia.

Si gestionas una web con WordPress, ya tienes una base potente para centralizar todas las interacciones con tus clientes, optimizar procesos y reducir tareas manuales. Desde la gestión de emails y automatización de campañas de marketing hasta la implementación de un CRM completo, WordPress te permite integrar herramientas avanzadas sin salir de tu propio sitio.

En esta guía, te mostraremos cómo aprovechar WordPress y SiteGround para simplificar la gestión de clientes, automatizar procesos clave y mejorar la productividad de tu negocio.

Por qué usar WordPress y SiteGround para la gestión de clientes

Cuando dispones de una web para tu negocio es de toda lógica que uses la misma como tu centro de concentración de acciones de marketing y promoción, al ser tu plataforma de lanzamiento de comunicación.

Así, desde la web publicas en el blog corporativo noticias propias o de tu sector, si tienes una tienda online vendes tus productos mediante comercio electrónico, y centras el SEO, el posicionamiento en buscadores en tu sitio web, para atraer clientes y todo el tráfico posible de futuros posibles clientes hacia el espacio que controlas, desde donde diriges tu actividad en Internet.

¿Por qué WordPress? Pues porque con toda seguridad es la aplicación que estás usando en tu web para gestionar los contenidos, modificar el diseño y añadirle funcionalidades a tu sitio web.

WordPress es el software con el que están hechas más del 40% de todas las webs del mundo, y permite unas posibilidades de ampliación imbatibles; no hay otra aplicación tan escalable, y por menos coste.

Mediante el sistema de extensión de funcionalidades y herramientas a través de los complementos llamados plugins, de los que hay más de 40 mil gratuitos, puedes añadir a tu web WordPress todo tipo de características, no solo para tu web, sino también para tu negocio.

Además, si estás alojado en SiteGround, dispones de una serie de herramientas adicionales, pensadas  especialmente para satisfacer las necesidades más habituales de empresas, agencias y profesionales autónomos.

Desde la gestión centralizada de varias webs, la administración de sus actualizaciones y el acceso sencillo a todas ellas, hasta la instalación de todo tipo de aplicaciones, útiles para agencias y profesionales.

Así que, si tienes una agencia o eres un profesional independiente, eligiendo WordPress para tu web y SiteGround como alojamiento, dispones ya de manera gratuita de muchas de las herramientas que necesitas para gestionar tu negocio de manera eficiente, y sin incurrir en más gastos de los ya habituales.

Gestión unificada de presencia online y herramientas web

Empezando por SiteGround, que es tu alojamiento especializado en WordPress, precisamente por esto mismo, por el tipo de cliente que atiende, dispone de un panel web, las Site Tools, con herramientas especializadas en negocios online en general, y en WordPress en particular.

Para ello dispones de una gestión de emails sencilla y potente, desde la que crear y administrar los correos electrónicos de tu negocio, controlando tú el uso que se hace de esta herramienta tan importante.

No solo podrás crear fácilmente cuentas de correo y asignarles cuota de uso, también puedes, si has migrado de servidor, usar el migrador de e-mail, una herramienta que importa todos los correos electrónicos de todas las cuentas existentes, de manera automática y rápida.

También puedes configurar respuestas automáticas desde cualquier cuenta de correo, e incluso reenviar cuentas inexistentes a una cuenta de correo electrónico que tenga alguien a su cargo, algo que suelen olvidar muchas empresas y negocios incipientes.

En cuanto a la gestión de las webs del negocio, hay una serie de funcionalidades que te ayudarán a administrar, no una, sino montones de webs WordPress, tuyas o de clientes, de manera sencilla y, en algunos casos, automatizadas.

Para empezar, tienes un instalador automático, en el que solo tienes que elegir el dominio y ruta de instalación, para en unos pocos clics, tener una web WordPress instalada, activa y totalmente funcional.

Una vez instaladas las webs tienes un gestor multisitio desde el que acceder a la administración sin necesidad de credenciales, cambiar contraseña del administrador, restablecer permisos, desactivar los plugins, o incluso mover de sitio la web o eliminarla.

Sin salir de la sección de WordPress puedes automatizar tanto la actualización automática del WordPress de todas las webs que gestiones, como de los plugins.

Y, por poner un punto final, aunque en realidad hay muchas más utilidades que conviene revisar, puedes automatizar la actualización de las versiones de PHP para tus sitios, dejándolo en manos de los técnicos de SiteGround, que la subirán a la última versión segura.

Automatización de newsletters

Una de las acciones de marketing más exitosas que puedes emprender es crear una lista de fieles suscriptores a un boletín de información y noticias, desde el que poder entrar en el bandeja de entrada de los usuarios cada día y contarles, con su consentimiento previo, noticias sobre ti o tu entorno, productos o servicios.

Para ello la herramienta más potente que hay son los editores de newsletters, que permiten gestionar listas de usuarios, generar emails manuales o automáticos, y personalizar y automatizar acciones previamente programadas a golpe de clic.

El nivel de apertura y clics es superior a cualquier otro canal y también lo es el nivel de fidelidad.

SiteGround ofrece un servicio de newsletter, diseñado por profesionales del canal y expertos en automatización, que ofrece una completísima herramienta, con la que configurar tus campañas de email marketing de manera sencilla y eficaz, y a un coste por debajo de otras soluciones del mercado.

Además, ya en territorio WordPress, y empezando con los plugins, si prefieres empezar con un servicio más básico, puedes instalar un plugin como MailPoet, gratuito inicialmente, y que también te permitirá organizar, crear y automatizar envíos de emails para campañas promocionales.

Tiene limitaciones pero, por otra parte, está muy pensado para usuarios de WordPress con pocas necesidades de profesionalizar (inicialmente) el email marketing.

CRM e incluso ERP para WordPress

Hecho el repaso general por todo tipo de herramientas, si entramos ya en harina, en la búsqueda de soluciones lo más completas posibles para un negocio serio, como tu agencia o empresa, hay que empezar a pensar a lo grande, a utilizar soluciones completas, también más complejas, que nos ayuden a gestionar, de nuevo sin salir de nuestra web, de nuestro WordPress, nuestra relación con clientes y contactos, incluso con empleados.

Existen en WordPress decenas de plugins que ofrecen soluciones de centralización de gestiones de contactos, clientes y empleados, gratuitas, de pago, soluciones intermedias, o de conexión con servicios externos, como Hubspot o Zoho, pero todas disponibles para su administración dentro de la administración del WordPress que usamos para gestionar todos los contenidos de nuestra web.

Una solución CRM muy completa, y con muchas de sus herramientas gratuitas, es Jetpack CRM, de la empresa Automattic, que permite montones de gestiones empresariales que, contratadas como servicios aparte, costarían miles de euros, pero que gracias al sistema de plugins y licencias compartidas de WordPress, te ofrece soluciones gratuitas a necesidades de gran importancia para tu negocio.

Es muy fácil de utilizar, pues además tiene un asistente de instalación y configuración, y dispone de montones de utilidades.

Sus herramientas son las siguientes:

• Gestión de contactos
• Formularios de contacto
• Gestión de empresas
• Presupuestos
• Plantillas de presupuestos
• Facturas
• Facturas y presupuestos en PDF
• Transacciones
• Tareas
• Calendarios de tareas
• Sincronización e integración con tienda online WooCommerce
• Sincronización e integración con MailPoet
• Portal de clientes 

Todas las herramientas puedes activarlas o desactivarlas, depende de si las necesites o no, configurando el CRM a tu medida y la de tu empresa.

De este modo, tienes toda la gestión e información de contactos, clientes, tareas presupuestos y facturas sin salir de tu web, unificando todo en una única interfaz y solución.
Por otra parte, si buscas algo aún más completo, tienes WP ERP que además de tener el módulo de gestión de contactos, facturas, dispone de toda la funcionalidad de gestión de recursos humanos, de empleados, y además módulo de contabilidad muy completo e incluso de gestión de proyectos.

Y sí, también de instalación gratuita y utilizable desde dentro del escritorio de administración de tu web WordPress.

Otras herramientas de automatización

Además de estas tremendas aplicaciones prácticamente todo en uno, hay otros plugins que también pueden ayudarte en tareas de automatización con clientes, proveedores y prospectos.

De entre todos ellos destacan dos sobremanera:

• AutomatorWP – Este plugin que tiene más de 8 mil instalaciones activas se utiliza para conectar otros plugins entre sí, y de este modo poder crear flujos de trabajo automatizados que te faciliten la vida y te ayuden a gestionar todo tipo de actividad y flujos de tu web WordPress. Se integra con más de 200 plugins, incluidos todos los más populares, así como con plataformas de servicio externas, con las que las automatizaciones se expanden una barbaridad, de manera casi infinita. 
• Uncanny Automator – Con más de 40 mil instalaciones activas, permite conectar y automatizar todo tipo de tareas en WordPress. Por ponerte solo un ejemplo, si un cliente compra un producto específico  puedes añadirle a un nivel de membresía en la web y automáticamente queda matriculado en un curso online y se almacenan todos sus datos en una hoja de cálculo. Se integra con la mayoría de servicios de newsletters y también con OpenAI para funcionalidades avanzadas mediante inteligencia artificial.

En resumen, simplifica tu gestión

Y nada más, espero haberte ayudado a ver las enormes posibilidades que ofrece WordPress y SiteGround a la hora de ayudarte con la automatización de tareas relacionadas con tus clientes actuales y potenciales.

He procurado centrarme en herramientas que en su mayor parte sean gratuitas, y las que tienen capa de pago es totalmente asumible, especialmente por lo que supone de ahorro de tiempo y gastos en otros procesos y recursos.

Si tienes cualquier duda déjala en los comentarios, estaré encantado de responderte.