Consejos para ahorrar tiempo cuando gestionas un negocio online

Cuando se trata de llevar un negocio online tienes mucho más en qué pensar que solo en tu web. Por supuesto, debes preocuparte por el mantenimiento continuo, incluida la protección proactiva como las copias de seguridad diarias y la seguridad del sitio web. Pero también tienes que mantenerte al día con los pedidos y el soporte a los clientes, realizar facturas y mantener el papeleo actualizado. Tu sitio web puede ser el centro de tu negocio pero hay mucho más que hacer además de mantenerlo actualizado. Esto lleva tiempo y puede volverse abrumador rápidamente. Vamos a tratar brevemente algunas de las cosas que puede hacerte ahorrar tiempo en la gestión de tu negocio online. Estos consejos incluyen:

1. Tareas por lotes para ser eficiente
2. Encontrar las herramientas adecuadas
3. Automatizar donde sea posible
4. No te repitas

Tareas por lotes para ser eficiente

Con suerte, tu empresa tiene algunos procesos repetibles que pueden ser realizados mediante lotes. Puedes consultar el correo electrónico dos veces al día en lugar de dejar abierta la bandeja de entrada. Puedes escribir una serie de publicaciones para redes sociales y programarlas para más tarde. O tal vez tienes que atender muchas llamadas, pero puedes agendarlas.

Identifica las tareas que realizas repetidamente en tu negocio que no son tan sensibles al tiempo y que pueden esperar unas horas. El correo electrónico es sin duda una de ellas, sin importar cuánto se queje la mayoría de la gente sobre que se espera que siempre estén conectados en el trabajo. Si se trata de tu propia empresa, no tienes excusa para no establecer un estándar de que los correos electrónicos no son una emergencia. Si trabajas para otra persona, sugiere que tu rendimiento para la empresa mejorará si disminuyes las interrupciones y luego demuéstralo.

El trabajo intenso, el tipo en el que te centras en una sola tarea sin interrupciones durante varias horas, es difícil de lograr. Encuentra las cosas que puedes apartar para hacerlas en un momento específico cuando alcancen un número considerable, e ignóralas en cualquier otro momento.

Encontrar las herramientas adecuadas

Puedes vender productos de una tienda online u ofrecer servicios a tus clientes que sean un poco más personalizados que una venta universal. Independientemente de la forma en que vendas, necesitarás herramientas para gestionar las ventas, cobrar y procesar pagos, además de para crear facturas, presupuestos y recibos. También deberás administrar el envío, los impuestos, los contratos, la entrega del servicio y cualquier otro requisito específico de la industria. ¡Configurar puede ser un trabajo en sí mismo!

No puedo recomendar una herramienta o set específico como camino a seguir, ya que las necesidades varían según las empresas. En su lugar, te sugeriré que dediques algo de tiempo a investigar y a leer opiniones imparciales. Prueba unas pocas herramientas, pero evita paralizarte por el análisis limitando a un máximo de dos o tres proveedores de las herramientas que necesitarás para administrar tu negocio.

Así como no querrías cavar un pozo con una pala de playa, tampoco querrás vender membresías de cursos online ingresando manualmente los datos de la tarjeta de crédito en un terminal de punto de venta. Investiga, elige las herramientas adecuadas para tus necesidades y avanza en la gestión de tu negocio.

Automatizar donde sea posible

Hay algunas tareas comunes en todas las empresas. ¿Revisar las cuenta de forma regular? ¿Manejar clientes potenciales? ¿Gestionar la lista de correo? Incluso mejor que el procesamiento por lotes de estas tareas es mantenerlas en funcionamiento sin ninguna participación de tu parte mediante la automatización de las mismas.

Si tienes un boletín de noticias (que deberías), usa un plugin de formulario que se integre con la lista de correo que elijas, o utiliza el código de formulario que proporciona tu servicio de correo, y permite que los suscriptores se registren y gestionen su suscripción. La mayoría de los plugins de formularios de WordPress tienen esta función disponible, y la mayoría de los servicios de correo electrónico ofrecen sus propios formularios.

Tal vez estás siguiendo los consejos anteriores para escribir por lotes en tu blog, pero deseas programar regularmente actualizaciones de redes sociales para compartir su contenido. Permite que un plugin o servicio como Buffer o Hootsuite escoja el mejor momento para llegar a tu audiencia e impulsar nuevos estados sin que tengas que estar frente al ordenador todo el día.

La automatización te permite liberar espacio mental y tiempo para otras tareas, y también ayuda a evitar que algo rutinario pase desapercibido. Además lleva a mi consejo final: no te repitas.

No te repitas

Esto parte de los consejos de realización de tareas por lotes y automatización. Digamos que respondes regularmente a las solicitudes de un cierto tipo de clientes. Quieren saber cómo usar tu producto, y explicas los pasos específicos en cada correo electrónico. Ésta es una tarea que puede hacerse rápidamente repetitiva.

Cuando se trata de cosas que podría escribir con regularidad, incluso si varían ligeramente, trato de crear una plantilla de texto que pueda utilizar fácilmente cuando sea necesario. En mi caso, uso una aplicación para MacOS llamada Alfred, que tiene una función de fragmentos donde puedo guardar texto, agregarle una palabra clave e incluso añadir algunas variables como usar la fecha actual en mi respuesta o intercambiar parte de mi texto con lo que sea que hay en mi portapapeles.

Ahora, cuando tengo que escribir un correo electrónico para el que tengo un fragmento guardado, puedo copiar el nombre de la persona a la que se lo estoy enviando y escribir la palabra clave para ese fragmento. Luego puedo coger el texto y personalizarlo un poco para la situación específica. Después de todo, si veo que un mensaje se repite con mucha frecuencia, probablemente podría escribir un artículo en la base de conocimientos sobre él para que sirva como referencia. Sin embargo, eso es un poco menos personal y puede que no aborde exactamente lo que se está preguntando. No quieres sacrificar una conexión humana en aras de la eficiencia.

Ahorrar tiempo es un estado mental

Puedes entrenarte para tener una mentalidad de ahorro de tiempo. No buscamos la productividad por el mero hecho de la productividad, sino el ahorro de tiempo real que puede ayudarte a hacer el trabajo más rápido, lo que significa que puedes terminar el trabajo antes. Esto podría llevarte a asumir aún más trabajo, pero prefiero liberar parte de mi tiempo para otras cosas que disfruto y no hacer lo mismo una y otra vez. Toma notas sobre cualquier cosa que hagas habitualmente para tu negocio con miras a crear un proceso para realizarlo. Tu calendario, tus clientes y tu salud mental te lo agradecerán.