Estrategias y consejos para encontrar el equilibrio en tu vida personal - profesional

¿Sientes que necesitas más de 24 horas al día? ¿Las horas extras son habituales en tu jornada?  ¿Haces malabares para encontrar el equilibrio entre tu vida personal y profesional? Entonces, este artículo es para ti. 

Uno de los mayores retos del emprendedor es aprender a gestionar su tiempo de manera eficiente, aprovechando al máximo las horas libres sin descuidar las obligaciones laborales.

Para quien empieza a emprender parece una tarea imposible, pero la clave está en establecer límites, organizarse y priorizar tareas. Sí, suena fácil y lo habrás escuchado mil veces, pero a la hora de la verdad, el día a día te come. Hasta hoy. 

No pretendo ser gurú de la productividad, del emprendimiento o del mindfulness, pero con estos consejos que te traigo podrás cambiar esa inercia que no te deja disfrutar de tu vida personal y profesional.

Pequeñas acciones que suponen cambios vitales. 

¿Cómo mantener el equilibrio entre la vida personal y profesional? 

Conciliar el trabajo y la familia significa dar prioridad tanto a la vida personal como a la laboral. Y puede que no siempre sea un equilibrio perfecto, pero sí lo suficiente como para que tu calidad de vida mejore. 

Ante ti tienes una balanza.

A un lado está el trabajo. Al otro lado, la vida personal. He añadido un tercer elemento que es el trabajo desde casa, porque ser emprendedor y teletrabajar es un plus ¿verdad?

En definitiva, las estrategias y consejos que verás a continuación las he clasificado en tres áreas:

• Estrategias de emprendimiento para conciliar 
• ¿Qué pasa cuando, además, trabajas desde casa?
• Cómo gestionar tu vida personal emprendiendo

Al equilibrar la balanza notarás que tendrás menos estrés y cansancio, mejorará tu productividad, y tu salud y bienestar personal en general. 

Estrategias de emprendimiento para conciliar 

¿Cómo es un día en tu trabajo? ¿Qué aspectos te descolocan? ¿En qué momentos te sientes bien? Toma buena nota de estas puntas emocionales, para comenzar a cambiarlas o potenciarlas. 

1. Marca límites a tus clientes; de horario, de procesos de trabajo

Establece límites a tus clientes, ya sea en términos de horarios o procesos de trabajo.

A menudo, como emprendedores, sentimos la necesidad de aceptar todas las oportunidades que se nos presentan; en cambio, aprender a decir “no” es imprescindible para evitar tareas sin remunerar, o que consumen un tiempo que no tienes. 

Cuando se trabaja por cuenta propia, fijar límites – desde el inicio – es primordial para asegurar el éxito profesional, sin comprometer tu salud mental, física y ¡tu bolsillo! 

Tu trabajo y tu tiempo es valioso, y así has de transmitirlo a tus clientes.

Así que: pon en valor tu talento; establece límites y plantea expectativas realistas desde el principio; contratos que definan términos, condiciones y procesos; y aprende a decir “no” cuando sea necesario para protegerte a ti y a tu proyecto.

2. Mantén orden en tu puesto de trabajo: tu correo, tu escritorio… 

No puedes imaginarte el tiempo que se pierde buscando un correo, un archivo o un papel en el  escritorio.

Además, trabajar en un espacio limpio y ordenado contribuye a tu bienestar y concentración. 

3. Encuentra tu momento productivo del día

Trabajar más horas no te hace más productivo. 

De hecho, puedes dedicar todo tu tiempo y energía a un proyecto, pero no avanzar en absoluto. 

Para empezar, identifica en qué período del día te sientes más productivo, con más energía y concentración, para planificar tu día en consecuencia. 

En ocasiones, puede ocurrir que por mucho que quieras no te concentras. Cambia de tarea o tómate un tiempo de desconexión. 

4. Adiós a la multitarea: planifica la semana, y después el día

Planificar y priorizar tareas es vital para una buena gestión del tiempo, ya que te permite aumentar el desempeño y reducir la ansiedad y la fatiga.

Elabora una lista de tus tareas, y organízalas por prioridades y bloques de tiempo. Es más, destina tiempos definidos para cada tarea. Esto te ayudará a evitar distracciones y a mejorar la eficiencia. 

Distribúyelas a lo largo de tu semana, y después, organiza cada día. 

Programación semanal

Para empezar, utiliza un calendario digital o en papel para anotar y visualizar todas las reuniones, compromisos y actividades importantes que tengas.

Es necesario que fijes los objetivos de la semana y asignes las tareas a días concretos según su nivel de importancia y urgencia.

Cuenta también las horas de descanso para evitar la sobrecarga de actividades, el agotamiento y estrés.

Programación diaria

Cada día, antes de comenzar, revisa la planificación semanal y el listado de tareas pendientes de la jornada y clasifícalas por orden de relevancia.

Visualizarlo y organizarlo “de golpe” te quita un gran peso de encima. 

Por ejemplo, lo ideal es que establezcas horarios para abrir el email. En vez de responder correos electrónicos a todas horas, trata de hacerlo solo una o dos veces al día. 

Esto evitará que interrumpas lo que estés haciendo para contestar en un momentito, que después deriva en otro tema… Hasta que pierdes el hilo del trabajo que realizabas. Di adiós a ser multitareas. 

¿Sabes por qué el multitasking es un ladrón de tiempo?

Porque querer ejecutar varias cosas a la vez conlleva lo que se conoce como coste de cambio o switching cost. 

Cada vez que cambiamos de labor hay una pérdida de concentración y de tiempo para volver a retomarla. De hecho, si el trabajo es más complejo, te costará centrarte y puedes perder efectividad y calidad en su ejecución. 

Por eso, debes tener claras tus tareas, la importancia de cada una de ellas, y centrarte solo en esa.

Así, tus niveles de estrés bajarán porque ya no tendrás 10 cosas por hacer, sino las dos que te tocan hoy. Y nada más. 

5. Prioriza

¿Qué va primero, lo urgente o lo importante?

Aunque establecer prioridades parezca de sentido común, a veces es muy complicado mantener la atención en lo que es prioritario, y vamos apagando fuegos. 

El objetivo principal de esto no es más que trabajar en lo que realmente importa y no perder el tiempo en las tareas que se pueden posponer sin inconvenientes. 

Esto no solo te permite ser mucho más productivo y eficiente en el trabajo, sino también hacer más cosas en menos tiempo.

El dilema surge cuando nos enfocamos demasiado en las tareas urgentes, y descuidamos las importantes. 

Pero, ¿cómo decido qué actividades deben realizarse antes?

La matriz de decisiones de Eisenhower

La matriz de decisiones de Eisenhower es una herramienta que te ayuda a clasificarlas según su urgencia e importancia.

Se organiza en cuatro cuadrantes, donde la importancia se coloca en vertical y la urgencia en horizontal, separándolas así en cuatro grupos principales. De esta manera, te resultará más sencillo decidir qué hacer con ellas.

• Importante y urgente (hacer ahora): son trabajos que han de realizarse de inmediato tanto por relevancia como por tiempo. 
• Importante y no urgente (decidir/ programar para más tarde): aquí se encuentran las tareas que debes tener en tu horizonte, y ejecutar antes de que se conviertan en urgentes.
• Urgente y no importante (delegar): aquellas tareas que parecen apremiantes, pero no contribuyen especialmente a tus objetivos, como, por ejemplo, llamadas telefónicas secundarias y algunas reuniones.
• No urgente, no importante (eliminar): faenas irrelevantes que no te aportan valor a corto ni largo plazo. Más bien, son distracciones y tiempo malgastado.

6. Nada de procrastinar. Cómete a la rana 

¿Qué es la procrastinación?

La procrastinación no es sinónimo de pereza, sino un comportamiento que implica retrasar o posponer innecesariamente tareas importantes, para centrarse en otras menos urgentes, más agradables y fáciles. Suele estar causado por estrés o pensamientos negativos que tenemos sobre nosotros mismos.

Cuando procrastinas, pierdes un tiempo muy valioso que podrías estar invirtiendo en algo de provecho.

Cómete a la rana

El método ‘Eat That Frog’ de Brian Tracy te permite ser más productivo y poner fin a la procrastinación.  

No es otra cosa que realizar las tareas más difíciles al inicio de la jornada laboral para que el resto parezcan más sencillas. De esta forma, evitas que tengas trabajo sin terminar al final del día, y sobre todo, te quitas de encima esa tarea que te intranquiliza. 

7. Evita tentaciones y distracciones

No cabe duda de que mantener la concentración cuando trabajas es complicado y más aún si eres de esas personas que se despistan con facilidad. 

Las distracciones pueden hacer que te desconcentres y desaproveches tu tiempo. Por eso, es importante que trates de reducirlas al máximo:

• Procura trabajar en una zona tranquila y sin ruidos. 
• Pon tu móvil en silencio o en “modo avión”. Así podrás focalizarte mejor. 
• Utilizar herramientas para limitar el acceso o silenciar las notificaciones de aquellos sitios web, aplicaciones o redes sociales que más te distraen como WhatsApp, Instagram, YouTube, entre otras. 

8. Aprovecha la tecnología

No cabe duda de que la tecnología es un gran aliado del emprendedor. 

Gracias a ella puedes simplificar y automatizar tareas, agilizar procesos y, a fin de cuentas, facilitar tu equilibrio entre vida personal y profesional. 

• La automatización desempeña un papel clave al liberarnos de tareas repetitivas y rutinarias, pudiendo así dedicar más tiempo a tareas estratégicas y relevantes.
• La inteligencia artificial se vuelve clave al optimizar procesos, como asistente virtual, para desarrollar estrategias, planificar, crear, y aumentar la productividad en general. 

Son muchas las herramientas y softwares que utilizan la IA para prestar sus servicios (Canva, Fireflies, Jaspe…). 

Al día de hoy, ChatGPT, DALL-E, Midjourney y Google Bard están en cabeza de lista. 

• Las herramientas no-code son aplicaciones muy intuitivas que te permiten realizar tareas sin conocimientos técnicos: desde la gestión de proyectos, analítica, automatización de flujos de trabajo, construcción y desarrollo de webs y apps, etc. 

Muchas de estas aplicaciones no-code están incorporando la IA en su software, por lo que, como puedes imaginar, su potencial es brutal. 

9. Herramientas de gestión del tiempo

¿Sientes que vas siempre a contrarreloj y que no eres nada productivo? 

Pues bien, estás de suerte, porque hoy día existen infinidad de herramientas que te van a ayudar a gestionar mejor tu tiempo, ser más eficiente y lograr un mayor equilibrio entre tu vida personal y profesional. 

Estas son algunas de las más recomendadas:

• One Tab es una extensión de Google Chrome que te ayuda a organizar tus pestañas activas.

Cuando tienes muchas abiertas, puedes hacer clic en ‘One Tab’ y convertirlas en una lista de enlaces fácil de manejar. 

• Save to Pocket es una aplicación y extensión que te permite guardar para más tarde aquel contenido que te interesa, pero que no puedes consumir en el momento. 

Te ayuda a no distraerte de tus obligaciones.

• Rescue Time es una herramienta que te permite controlar cuánto tiempo pasas en tus dispositivos, como ordenadores y móviles. 

Lo interesante es que te guía para comprender tus hábitos diarios, de tal modo que puedas dedicarte a lo importante y ser más productivo.

• Pomodoro Timer es una herramienta online inspirada en la técnica Pomodoro. Su versión gratuita cuenta con un temporizador que permite agregar una lista de tareas para trabajar de forma más fructífera.

Pomodoro

La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que consiste en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, separados por breves descansos de 5 minutos. 

Tras finalizar cuatro pomodoros, se hace una pausa más larga, de unos 15 a 30 minutos. 

Este enfoque es muy útil porque ayuda a los emprendedores a aumentar su concentración, minimizar las distracciones y mejorar la calidad del trabajo.

Eso sí, es importante que lo adaptes a tu ritmo. Hay personas que tienen periodos de concentración más amplios. Al final, se trata de que desarrolles tu propia metodología con los intervalos de trabajo y descanso que se adaptan a ti. 

10. Herramientas de gestión de proyectos

Este tipo de herramientas, diseñadas principalmente para emprendedores y equipos de trabajo, ayudan a planificar, programar, gestionar e informar de las actividades de sus proyectos. 

Van a facilitarte la comunicación, la planificación, y garantizan que cumplas las entregas dentro del deadline, el calendario y el presupuesto.

A continuación, mostramos algunas de las mejores valoradas:

Tools colaborativas

Se centran en facilitar la planificación, seguimiento y colaboración en proyectos.

• Notion: plataforma colaborativa basada en la nube (cloud-based) que permite a los usuarios organizar y gestionar notas, tareas, proyectos, wikis y bases de datos en un solo lugar. Es ideal para la gestión de proyectos con tus clientes y equipo. 
• Asana o Trello: son softwares con los que organizas tareas mediante tableros o listas, asignas responsabilidades y controlas el progreso de manera colaborativa.
• Monday: sistema operativo (Work OS) que sirve para gestionar proyectos y tareas. Destaca por su capacidad de personalizar flujos de trabajo según las necesidades específicas de cada empresa.
• Slack: app de mensajería para empresas que conecta a los equipos de trabajo puedan comunicarse de manera interna y externa. 

11. Herramientas de seguimiento del tiempo

¿Te has preguntado alguna vez cuánto tiempo dedicas a tus proyectos y si realmente tu trabajo es productivo?

Estas herramientas son muy útiles para mejorar la productividad en el trabajo. Hacen posible controlar con exactitud las horas que destinas a cada tarea y a detectar dónde puedes estar perdiendo tu tiempo. 

Entre los softwares más populares de time tracking se encuentran: TimeCamp, Clockify, Toggl, etc.

12. Descansa entre tareas y tareas

Trabajar sin pausa puede conducirte a una espiral negativa: dedicar más horas porque no rindes, cometer errores y, por ende, tener que trabajar más horas para corregirlos.

La buena noticia es que numerosos estudios han demostrado que hacer pequeños breaks con regularidad reduce el estrés, mejora la productividad y el bienestar general.

Escucha a tu cuerpo; cuando notes que tu concentración disminuye, es momento de tomarse ese merecido descanso.

13. Delega

Si es posible, delega las tareas rutinarias a otros profesionales para reducir la carga de trabajo. Verás cómo esto influye positivamente en tu productividad, la gestión del tiempo y del estrés.

Y, por supuesto, no se trata de atribuir tus responsabilidades estratégicas, sino de trabajar en equipo y colaborar.

Tener la ayuda de otros hace mucho más fácil la consecución de tus objetivos. Permite que te centres en tu proyecto, mientras las tareas menos productivas las hacen otros. 

14. Aprende a decir NO

Es completamente normal que, cuando empiezas, digas que sí a todas las oportunidades laborales que se te presenten. 

Ahora bien, si quieres comenzar a tener un equilibrio entre tu vida personal y profesional, es importante que incorpores la palabra “NO” a tu vocabulario. 

Decir que “NO” significa establecer límites saludables que —al mismo tiempo— te permitirán enfocarte en las tareas más relevantes y evitar el desgaste mental y físico.

• NO a correos a última hora de un viernes.
• NO a peticiones en el fin de semana u horas intempestivas no pactadas (eso se paga).
• NO a “lo quiero para ayer”. Tú no tienes por qué pagar la mala planificación de otros.
• NO a “es solo una cosita”.

Y seguro que a ti se te ocurren otros tantos NO.

15. Las cuentas claras

Aunque sea todo un reto para ti, tanto si eres freelance como si tienes un negocio, debes comenzar a gestionar adecuadamente tus finanzas para evitar sufrimientos y conseguir la estabilidad financiera.

• Abre dos cuentas bancarias distintas; una para tus finanzas personales y otras para las del trabajo. Esto hará más sencillo llevar un control de tus costes e ingresos. 
• Ponte una nómina cada mes y destina este salario a cubrir tus gastos mensuales personales. 

16. Hazte valer

Como emprendedor, has de apostar por ti día tras día. Empieza por reconocer tus propios logros, por muy pequeños que sean. 

Hazte valer también ante tus clientes: tu calidad profesional y tu tiempo tiene un precio. 

Sin embargo, en el mundo del emprendimiento hay una presencia que enturbia nuestros pensamientos, y que nos acompañará durante mucho tiempo: el síndrome del impostor. 

El síndrome del impostor

Tu mente puede traicionarte. 

Decirte que lo bueno que has conseguido no es por mérito propio, sino fruto del azar o de otros factores ajenos; que no vas a estar a la altura de ese nuevo proyecto… Te sientes como una hormiga con tus compañeros del sector, y así un largo etcétera de pensamientos negativos en los que te minusvaloras. 

Esta voz traidora se alimenta de tus miedos e inseguridades, pero no es la realidad. 

No puedes impedir escucharla, pero lo que sí puedes hacer es transformar ese pensamiento negativo en positivo o simplemente, ser consciente del síndrome y desecharlo. 

Céntrate en hechos, en datos y celebra siempre todos tus progresos. 

17. Pide ayuda

Emprender no es fácil, y, en ocasiones, incluso puede llegar a ser un camino solitario. 

Sea cual sea el motivo que te preocupe, es recomendable que busques apoyo y asesoramiento.

• Este soporte puede ser psicológico, lo que pasa por aprender a gestionar tu asertividad, tus habilidades comunicativas; a manejar el síndrome del impostor; la gestión del estrés, de tus frustraciones o miedos.
• También puede ser profesional: desde un mentor que te marque el camino, a compañeros de mastermind con los que compartir tus inquietudes. 

18. Sal de la cueva

Aunque, en general, se ha demostrado que el trabajo en remoto mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, también puede provocar sentimientos de soledad y aislamiento. 

Para evitar que esto te ocurra, aquí tienes un consejo, sobre todo si trabajas desde casa: sal de la cueva. 

Acude a eventos relacionados con tu sector y perfil profesional. 

El networking es aire fresco para tu proyecto, ya sea para encontrar nuevos clientes, colaboradores o compañeros. 

19. Formación

La formación continua es la clave en la vida de cualquier profesional, ya que te permite seguir aprendiendo y mantenerte al día, mejorando tus aptitudes. 

Cuando comienzas a emprender queremos comernos el mundo, necesitamos aprender de todo, todos los cursos nos interesan porque estamos ávidos de conocimientos. 

Sin embargo, el exceso de entusiasmo académico puede repercutir negativamente en tu tiempo y en tu bolsillo. 

¡Fórmate, sí, pero sin volverte loco!

Antes de comprar cualquier formación, piensa cómo va a contribuir a tu proyecto, qué aspectos del mismo va a mejorar y si se traducen en crecimiento. 

Eso sí, ten mucho ojo y no te dejes estafar, que hay mucho vendehúmos suelto.

No es muy complicado detectarlos, pero a veces la desesperación o las ganas nos ciegan. Siempre siguen los mismos patrones de conducta; apelan a las emociones, se presentan como “salvadores” y prometen soluciones fáciles, rápidas, prácticamente milagrosas y sin esfuerzo.

El limbo: ¿qué pasa cuando además trabajas desde casa?

20. Ponte un horario

Ponte un horario laboral; de lo contrario, terminarás por trabajar a destiempo, despistándote, dejando tareas pendientes y saturándote.

Así que nada de poner lavadoras ni de cocinar mientras trabajas. 

Cuando acabes tu jornada, ya harás tus quehaceres. 

21. La hora del café

Establece una hora para tomarte el café y evita las visitas a la nevera.

Aunque no lo creas, esta medida también es útil para mantener la concentración, disfrutar al máximo estos minutos de descanso, y mantener hábitos saludables. 

Aprovecha también para hacer algún estiramiento si pasas tiempo sentado. 

22. Trabaja en un lugar diferente al de descanso

Si es posible, busca una zona de trabajo separada de la de descanso para que puedas desconectar por completo en tu tiempo libre. 

Cómo gestionar tu vida personal emprendiendo

23. Cuídate

Precisamente porque emprender es duro y estresante, no puedes olvidarte de cuidar de ti. 

Así es como puedes lograrlo: 

Buena alimentación

Aunque trabajes desde casa, sentado frente a un ordenador, la alimentación es fundamental para sentirse bien física y mentalmente. 

Sigue una dieta sana y variada para mantener la energía a tope durante toda tu jornada de trabajo. Y como no, bebe mucha agua. 

Ejercicio 

Si realizas ejercicio de manera regular, notarás como tus niveles de energía aumentan y mejora también tu concentración.

Los beneficios de practicar algún deporte son innumerables, tales como:

• Reducción del estrés.
• Mejor calidad del sueño y el estado de ánimo.
• Aumento de los niveles de energía. 
• Incremento de la productividad y la confianza.

Duerme bien

Probablemente, estés acostumbrado a trabajar mucho y a sacrificar horas de sueño.  

Sin embargo, dormir 7-8 horas es esencial para mantener una buena salud y poder rendir “a tope” en el trabajo.

 A continuación, te muestro algunas razones:

• Mejora la toma de decisiones.
• Fomenta la creatividad.
• Reduce el estrés y la ansiedad.
• Aumenta el rendimiento laboral.

Y si tu jornada es larga, una pequeña siesta te dejará como nuevo. 

Un estudio de la Nasa reveló que una siesta de 26 minutos (sí, justo 26) mejora tu productividad en un 25% y la concentración en un 34%. Nada más que añadir, señoría. 

24. Dedica tiempo a tu familia y amigos

No tienes que decidir entre una cosa o la otra. 

Un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal es posible e indispensable para reducir el estrés, el agotamiento y, en definitiva, ser más feliz.

La clave radica en establecer límites y priorizar. 

Cuando planificas tu propio horario, debes incluir también tiempo para tu familia y amigos, y así poder desconectar del trabajo y recargar energías.

25. Dedícate tiempo para ti: hobbies

Aprovecha las horas de trabajo para concentrarte y disfruta del tiempo libre para dedicarlo a tus aficiones, actividades sociales y descanso.

Créeme, tu cuerpo y tu cerebro te lo agradecerán.

Conclusión

Los emprendedores hacemos malabarismos para intentar equilibrar el trabajo y la vida personal. Aunque no es fácil conciliar ambas áreas, es posible. 

La clave está en saber priorizar tanto a nivel personal como profesional, planificar y tener cierta disciplina contigo mismo y con los demás; pero sobre todo, debes cuidarte.

Porque, al fin y al cabo, tú eres el mejor activo de tu proyecto.